第1章 概要
1-1 FINEとは
FINEは小売業、卸売業、製造業など販売業務を伴う全ての業種向けの販売管理システムです。取引先に対する販売業務を効率的かつ的確に管理し、また日々の取引により蓄えられたデータを有効に活用することにより営業活動をサポートするためのものです。販売管理の第一の目的は請求及び支払業務です。FINEはこれらの業務を効率的に行うことは勿論ですが、在庫等の商品管理、売上データを活用した営業資料の作成や顧客管理など販売全体にわたる業務が迅速に行えるように工夫されています。FINEによる主な業務は次の通りです。
伝票入力
売上、仕入、入金、支払、見積、受注などの伝票を入力します。また必要により納品書や送り状を作成します。
売掛金管理
得意先に対する請求業務を行います。
買掛金管理
仕入先に対する支払業務を行います。
商品管理
商品別の在庫管理を行います。
売上管理
売上に関する営業資料を作成します。
仕入管理
仕入に関する営業資料を作成します。
顧客管理
条件に合った顧客リストを作成しダイレクトメールの作成等の顧客管理を行います。
1-2 FINEの特徴
- 入力や出力の項目を業種や営業形態に合わせてカスタマイズできます。
- 貴社の様式に合わせた納品書、請求書、見積書等を白紙用紙に印刷できます。
- 同一種類の伝票だけでなく、見積書から売上伝票など、他の種類への伝票コピーもできます。
- 得意先に合わせて複数の納品書、送り状、請求書が使用できます。
- 納品書と送り状が同時に印刷できます。
- 月次締めや年次締めなどの更新処理がありませんので、いつでも必要なときに遡ってデータを追加修正することができます。
- 過去の取引データが一覧表示できます。条件により絞り込みもできます。
- 管理表の印刷はプレビュー表示できます。
- 全ての管理帳票はプレビュー表示とは別に画面用に見やすく加工して表示することができます。
- 消費税は商品別の課税区分(課税、非課税、軽減税率)と得意先別の表示区分(税抜き、税込み)との組合せで柔軟に処理できます。
- 消費税の変更に対しては変更日と変更税率をユーザ側で設定可能です。
- 取引先マスタや商品マスタはテキストファイルとのインポート、エクスポートができます。
- 販売データを多方面から分析して管理表を作ることができます。(多次元集計表)
- 入力されたデータはディスク容量に応じて1年以上何年分でも記録できます。
- データベースを使用していますので複数のPCから同時に使用することが使用できます。
- 複数の会社を管理することができます。(要別途ライセンス)
1-3 動作環境
OS | Windows 7、8、10でご利用いただけます。32ビット、64ビットに対応しています。 |
メモリ | 2Gバイト以上を推奨します。 |
ディスプレイ | 1024x768以上の解像度が必要です。 |
プリンタ | インクジェットプリンタまたはレーザープリンタが必要です。ネットワークプリンタも使用可能です。 |
ネットワーク | 当システムはLAN上の複数のコンピュータより同時に利用することができます。ただし利用者の多い場合は専用のデータベースサーバーを設置することを推奨します。 |
1-4 製品構成
当社より提供する販売管理システム『FINE』は次のものより構成されます。
- ① セットアップCD
- ② ライセンス通知書
1-5 主要項目桁数
販売管理システム『FINE』で使用される項目の内で主なものの桁数は次の通りです。
項目 | コード | 名称 | 備考 |
---|---|---|---|
得意先 | 文字8桁 | 全角20桁(半角40桁混在可) | |
仕入先 | 文字8桁 | 全角20桁(半角40桁混在可) | |
発送先 | 数字4桁 | 全角20桁(半角40桁混在可) | 得意先毎に設定 |
支店 | 数字4桁 | 全角20桁(半角40桁混在可) | 得意先毎に設定 |
商品 | 文字16桁 | 全角16桁(半角32桁混在可) |
1-6 処理の流れ
販売管理システム『FINE』を用いて業務を行うまでの一連の流れは、次のようになります。
①.データベースのインストール
↓
②.販売管理システムのインストール
↓
③.会社データの作成
↓
④.システム設定
↓
⑤.マスタ登録
↓
⑥.売上および仕入伝票入力
↓
⑦.入金および支払伝票入力
↓
⑧.請求および支払業務
↓
⑨.商品管理
↓
⑩.営業資料作成
↓
⑪.顧客管理
↓
⑫.データ管理
①.データベースのインストール
当システムはデータの管理にデータベースエンジンとしてMicrosoft SQL Server を使用します。このデータタベースエンジンは通常インストールされていません。始めにこれをインストールする必要があります。データベースエンジンは販売管理システムだけで使用するものではありませんので、すでにインストール済みの場合は省略することができます。複数の会社データを運用する場合もインストールは一つだけでかまいません。また複数のPCで運用する場合もLANでつながれている場合はインストールは一つだけでかまいません。
詳細は「2-2 データベースのインストール」をお読み下さい。
②.販売管理システムのインストール
販売管理システムを運用するには、プログラムをお使いのPCにインストールする必要があります。複数の会社データを運用する場合もインストールは一つだけでかまいません。また複数のPCで運用する場合もLANでつながれている場合はインストールは一つだけでかまいません。
詳細は「2-3 販売管理システムのインストール」をお読み下さい。
③.会社データの作成
会社の処理をするには、会社毎に予めデータ領域を作成しておく必要があります。複数の会社データを作成し運用することができます。ただし会社毎にライセンスが必要です。
詳細は「2-4 会社データの作成」をお読み下さい。
④.システム設定
販売管理システム『FINE』は貴社の業務内容に応じて、処理方法をカスタマイズすることができます。このための設定をシステム設定と呼び、実際の運用に入る前に設定しておきます。また『FINE』の運用中に必要に応じて変更することもできます。
詳細は「4-1 システム設定」をお読み下さい。
⑤.マスタ登録
データ入力で使用する区分、得意先、仕入先、商品等はコードにより入力します。従ってこれらには予めコード付けを行い、マスタに登録しておかねばなりません。また途中で新しい得意先や商品等が増えた場合も登録しなければなりません。また変更があれば修正が必要です。
区分、得意先、仕入先、商品はデータ入力中の画面でもマスタ登録できますので、予め登録しておかなくても結構ですが、コードをどのように付けるかの規則は決めておいて下さい。
詳細は「第5章 マスタ登録」をお読み下さい。
⑥.売上及び仕入伝票入力
得意先に商品を売り上げる場合は売上伝票を、また仕入先より商品を仕入れる場合は仕入伝票を入力します。入力された伝票は印刷できます。売上の場合は同時に送り状も作成できます。
詳細は「6-1 売上伝票」および「6-2 仕入伝票」をお読み下さい。
⑦.入金及び支払データ入力
得意先よりの売掛金の入金がある場合は入金伝票を、また仕入先へ買掛金を支払う場合は支払伝票を入力します。入力された伝票は必要に応じて印刷できます。
詳細は「6-5 入金伝票」および「6-6 支払伝票」をお読み下さい。
⑧.請求および支払業務
販売管理のメイン業務である、得意先に対する請求業務、仕入先に対する支払業務を行います。期間消費税計算、請求書作成、売掛管理表作成、買掛管理表作成などを行います。
詳細は「7-1 売掛金管理」および「7-2 買掛金管理」をお読み下さい。
⑨.商品管理
売上データ、仕入れデータおよび棚卸の入力をもとに商品の在庫管理を行います。また商品台帳を作成します。
詳細は「7-3 商品管理」をお読み下さい。
⑩.営業資料作成
入力された売上、仕入データを元にいろいろな営業資料を作ります。営業資料の作成には当システムの特徴である多次元分析表を用います。これを用いることにより、データを自由に加工分析し営業資料を作ることができます。
詳細は「7-4 売上管理」および「7-5 仕入管理」をお読み下さい。
⑪.顧客管理
入力されたデータを元に売上実績等で顧客リストを作り、ダイレクトメール等を作成します。
詳細は「7-6 顧客管理」をお読み下さい。
⑫.データ管理
当システムは日次更新や月次更新などは不要です。しかしながら任意の時に残高を更新行う必要があります。これをデータ更新といいます。また入力されたデータはデータベースの中にどんどんと蓄積されていきます。データベースの容量に比べて追加されるデータには通常は充分余裕がありますが、いずれ不要のデータを削除しなければなりません。これをデータ整理といいます。データ管理ではこれらの処理を行います。
詳細は「第8章 データ管理」をお読み下さい。